Je passe trop de temps, à mon goût, à rédiger les compte-rendus * des cérémonies Scrum pour garder la trace des échanges : ce qui a été discuté, ce qui a été décidé, ce qui reste à discuter, les ébauches d’idées de solutions etc.
Je me demandais ce que vous utilisiez vous, comme outil pour ça, et si vous aviez imaginé des solutions pour que :
ça ne vous prenne pas trop de temps,
l’équipe s’y intéresse et contribue à la mise à jour/correction/rédaction de ces C.R.
ça réunisse en un seul endroit les infos utiles à tous·tes.
Merci d’avance pour vos partages d’expériences!
compte-rendus que, malgré mes propositions, personne ne relit/corrige!
Au moins, ça me sert de mémo, à moi, et j’ai l’espoir que ça puisse servir à de nouveaux arrivants dans l’équipe, pour s’acculturer rapidement.
Un board, des « tickets/Post-it/card/PBI » tout ce que tu veux, des commentaires inscrits sur les « tickets/Post-it/card/PBI » visibles par tous dans un unique endroit
En gros toute réunion en cours de sprint sur un sujet qui concerne le sprint en cours doit aboutir à des décisions sur le sprint et doivent être ajoutées au board ou à des éléments ajoutés au backlog.
Que faut-il de plus qu’un board à jour et un backlog à jour ?
Si il faut écrire un compte-rendu, la question que je me poserais c’est : pourquoi il faut faire un compte-rendu ?
J’y vois deux principales raison :
On peut par exemple avoir besoin de faire un compte-rendu sur des sujets un peu connexe au projet qui n’ont pas d’impact direct sur le sprint mais qui vont avoir un impact à plus ou moins long terme, je donne quelques exemples :
une réunion technique entre développeurs et prestas (audit sécu, hébergeur, autre,…)
le PO dans son recueil de besoin avec des utilisateurs ou parties-prenantes
…
La recherche du coupable si une demande n’est pas traitée.
Je n’ai pas encore lu l’intégralité de ton message, mais je dois préciser un point important : mon équipe est 100% remote. Chacun·e est chez soi, pas de local.
moi aussi
on a un board Azure, c’est notre unique source de doc pour le sprint, et si y a pas dans le board, on a les échanges entre nous
en tant que PO, je crée certains compte-rendu pour moi, pour garder trace de sujets sur lesquels je travaille avec les personnes hors de l’équipe
ce sont d’ailleurs plus des notes que des CR
L’utilité des compte-rendus, dans notre cas, selon moi (pas forcément pertinent, c’est peut-être une déformation pro de mes précédents rôles dans d’autres formats d’équipe) :
me servir de mémo pour me souvenir des obstacles dont je vais devoir m’occuper, suite aux doléances des dév pendant les rétrospectives, par exemple,
noter les propositions, suggestions, idées pour améliorer les process (format de rétrospective, par exemple. Qu’on n’applique que 3 semaines plus tard = difficile de compter sur ma mémoire pour ce type de décisions)
noter toutes sortes d’idées qui émergent pendant les réunions, et nécessitent d’être mûries, rediscutées,
permettre aux absent·es lors des cérémonies (vacances ou autres) de savoir ce qui s’est raconté en leur absence
Peut-être que je fais fausse route pour cette première expé de S.M., mais depuis que c’est moi qui les « facilite », j’ai vu émerger quantité d’idées, suggestions, décisions, des Scrum events.
En tout cas, suis intéressée par cette histoire de « board » et de backlog.
Qu’est ce que c’est ton board, Nicolas, est-ce un board physique, dans une pièce?
Je vais voir si je peux corriger mon post initial, car la notion « full-remote » est importante dans ma question…
En tout cas, merci pour les conseils!
A toutes fins utiles, nous sommes sur Gitlab pour le Product Backlog (mais la P.O. utilise un autre outil, avant de verser ses tickets dans le PB Gitlab)
Pas de CR pour les évents chez nous, on utilise des supports autoporteurs, ouverts à tous ceux qui on droit d’en connaître (rapport à la rétro) et les actions finissent dans le backlog produit, les infos/question/tout ce qui est à partager va dans un tableau dédié à ces échanges visible dans un onglet du dashboard ou ya tout ce qui est ‹ vivant › qui est accessible.
On est en remote.
DAILY c’est le backlog de Sprint déjà et puis le dashboard de l’équipe (on y voit tout les types de tickets qu’on peut gérer, stry, task, inc, demandes…) avec plusieurs onglets (liens vers des résultats de tests par exemple, tableau pour échanger sur des sujets). Je ne vois pas quel CR on pourrait faire
PLANNING on a une check-list réinitialisée en fin de planning qui liste toutes les activités à faire, le CR c’est les stry mises à jour dans le sprint ou le backlog produit. Ya quand même l’objectif de sprint qui est annoncé sur le teams pour les Parties prenantes.
REVIEW on a un dashboard qui affiche tout ce dont on a besoin pour l’évent (la prépa c’est ‹ juste › la mise a jour des stry, éventuellement de la roadmap et de sujets plus specifiques qu’on aborde parfois en review), le CR c’est les stry mises à jour le backlog produit ou éventuellement des infos/questions mises en visi dans le dashboard de l’équipe.
RETRO on a un support Mural où on fait le mood, les actions rétro - 1, la DoD, objectif de sprint et plusieurs formats de rétro à dispo), un mural par rétro, archivé (mais on n’y retourne que pour prendre les actions de la rétro précédente pour les revoir en début de rétro), pas de CR non plus, le CR, c’est maj le backlog produit et le dashboard équipe (pour éventuellement partager les changements de process / décisions avec les absents).
Je ne vois pas quel CR on pourrait faire de tout ça en fait
En tous cas, surtout pas de mail
Merci pour ton retour! C’est très intéressant et inspirant!
Pourrais-tu me dire quels sont vos outils, stp?
Tu parles de dashboard, support mural, check-list, etc. quelles en sont les « marques », stp?
J’aimerais pouvoir aller regarder à quoi ça ressemble. Peut-être qu’on va s’en approprier certains, s’ils s’avèrent pratiques pour nous?
Les dashboard c’est dans servicenow (c’est notre jira si tu veux, entre autre), les check-list c’est dans un fichier excel, Mural.co est un tableau collaboratif sur internet.
Pour les notes de réunion, j’utilise les outils d’entreprise. (ils ont choisi l’écosystème microsoft)
Donc c’est du OneNote, et du MicrosoftLoop (version Beta)
Si je dois conseiller un produit s’il n’y en a pas encore, je pense que Notion est le bon choix. Non pas que je l’utilise, mais parce que j’en entends du bien partout et que je sais que Microsoft annonce clairement son « Microsoft Loop » pour concurrencer Notion. C’est que Notion est vraiment très bien, et si on n’est pas attaché à m$ autant utiliser l’original
Pour info, nous, nous utilisons la suite Google, à la base.
J’ai ajouté la plateforme PARABOL pour les rétrospectives, qui a le mérite d’être gratuit dans une certaine limite et pour la plupart des fonctionnalités
Et je réfléchis encore à utiliser un tableau sous Google Doc pour, au moins, rassembler les décisions prises en réunions.
Mais je vais aller voir tous les outils qui ont été mentionnés ici, au cas où ça puisse être gratuit sous une certaine limite d’utilisation, car le management ne voudra pas changer d’outil, ça c’est sûr. Et la suite Google n’est pas mal, je trouve. Je pense que c’est moi qui ne sait pas bien exploiter ce qu’elle offre…!
P’t’être un poil trop théorique ? Je comprends l’importance d’expliciter la nécessité d’affiner en fonction du moment où on va « utiliser » la doc, mais dans ce que vous dites, ça a quelle tête un « document plus formel » ?
Les dashboard c’est dans servicenow (c’est notre jira si tu veux, entre autre), les check-list c’est dans un fichier excel, 
