Bonjour à tous .Je sollicite votre assistance en raison d’une difficulté que j’éprouve avec la méthode d’organisation d’activités connue sous le nom de la matrice d’Eisenhower.
Mon problème réside dans la catégorie important et urgent ou j’ai accumulé un nombre excessif de responsabilité. Une approche que je pourrais envisager
Serait de revoir ma définition de ce qui est véritablement important et urgent. Cette démarche pourrait contribuer à allger ma charge de travail bien que cela ne soit peut-être pas suffisant pour résoudre la situation.
Je connais cette matrice mais je ne la pratique /utilise pas, au point que je n’en connaissais pas le nom.
Je me permet donc de demander à ChatGPT ce que c’est :
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps et de priorisation des tâches qui a été popularisé par le 34e président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower. Cette matrice est également connue sous le nom de « matrice Urgent-Important » ou « matrice d’Eisenhower » en référence à son créateur.
Elle consiste en quatre quadrants, classant les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance :
- Urgent et Important : Les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes sont prioritaires. Elles nécessitent une attention immédiate et doivent être traitées en premier.
- Important mais non Urgent : Les tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées. Vous devriez allouer du temps pour les aborder plus tard, mais elles ne nécessitent pas d’action immédiate.
- Urgent mais non Important : Les tâches urgentes mais non importantes peuvent souvent être déléguées à d’autres personnes. Vous devriez essayer de minimiser le temps que vous consacrez à ces tâches.
- Ni Urgent ni Important : Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes sont généralement celles que vous devriez éviter ou éliminer de votre liste de choses à faire.
La matrice d’Eisenhower est un outil efficace pour aider à hiérarchiser les tâches et à gérer son temps de manière plus productive. Elle peut être particulièrement utile pour les personnes impliquées dans la gestion de projets, comme les product owners, les product managers, et les project managers, que vous soutenez dans votre rôle.
Et comme je ne l’utilise pas, je pose aussi ta question à ChatGPT.
Voyons ce qu’il répond et CHALLENGONS.
Bonjour ! Il est tout à fait normal de rencontrer des défis avec la catégorie « Important et Urgent » de la matrice d’Eisenhower, car elle peut rapidement devenir surchargée. Revoir votre définition de ce qui est véritablement important et urgent est une étape intelligente pour gérer efficacement votre charge de travail. Voici quelques suggestions pour vous aider dans cette démarche :
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Priorisation stricte : Revoyez attentivement chaque tâche que vous avez classée comme « Important et Urgent ». Assurez-vous que chaque élément est vraiment essentiel et nécessite une action immédiate. Si une tâche peut être reportée ou déléguée, déplacez-la vers une autre catégorie.
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Analyse des conséquences : Évaluez les conséquences de ne pas effectuer une tâche donnée immédiatement. Parfois, ce que nous pensons être urgent peut être remis en question si les conséquences ne sont pas graves. Cela peut vous aider à réduire la liste des tâches vraiment urgentes.
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Délégation : Si certaines tâches importantes et urgentes peuvent être réalisées par d’autres membres de votre équipe, n’hésitez pas à les déléguer. Cela peut réduire votre charge de travail tout en assurant que les tâches critiques soient effectuées.
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Planification proactive : Pour éviter de trop accumuler de tâches dans cette catégorie, travaillez sur la planification proactive. Identifiez les tâches importantes mais non urgentes et allouez du temps dans votre emploi du temps pour les aborder avant qu’elles ne deviennent urgentes.
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Communiquer les priorités : Si vous travaillez avec une équipe, assurez-vous que tout le monde comprend les priorités et les échéances. Cela peut éviter que certaines tâches ne deviennent urgentes en raison d’une mauvaise communication.
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Auto-évaluation régulière : Passez en revue régulièrement votre liste de tâches pour vous assurer qu’elle reste alignée sur vos objectifs et vos priorités à long terme.
En utilisant ces stratégies, vous devriez être en mesure de mieux gérer la catégorie « Important et Urgent » de la matrice d’Eisenhower et d’alléger votre charge de travail. N’oubliez pas que la flexibilité et l’adaptation sont essentielles dans la gestion du temps et des priorités. Bonne organisation !
Maintenant, je réponds en mon nom 
En règle générale, je n’aime pas la notion d’urgence.
En tout cas quand on demande aux gens d’estimer le niveau d’urgence.
Ils ont instinctivement 2 réponses.
- C’est pas urgent, en fait je m’en fous de quand c’est fait mais j’avais envie de le dire
- C’est urgent, en fait je m’en fous des autres mon truc doit passer avant.
Et on se retrouve que carrefour des demandes avec à chaque rue voulant passer en priorité :
- une ambulance avec son gros gyrophare et sa grosse sirène
- une voiture de police avec son gros gyrophare et sa grosse sirène
- un camion d’intervention pour une fuite de gaz avec son gros gyrophare et sa grosse sirène
- un camion de pompier avec son gros gyrophare et sa grosse sirène
Et on est bloqué.
Alors le Eisenhower, c’est à priori pour une personne qui veut decider elle même et seule, les niveaux urgences. Mais est-elle vraiment seule ou sous la pression des parties prenantes ?
Déjà mettre sur le côté les « Ça, de toute façon ne pourra pas être fini à temps, donc soit on réduit le scope, soit on ne le fait pas »
En tout cas, arriver à mettre sur une ligne par ordre « à tout choisir, ca doit être fini avant ça »
Penser au fameux « coût de ne pas faire »
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Top Christophe, il faudrait ajouter la dimension hiérarchique dans la société et le style managériale de certains pour avoir une vue complète.
Quelqu’un peut il enchérir ?
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moi moi moi 
En fait, prenons les deux extrêmes :
- urgent et important… au fil du temps, vous remarquerez que pour que les tickets soient traités, ils finissent tous par devenir urgents et importants…
Et à l’inverse, si vous avez le malheur d’arriver avec un ticket :
- non urgent non important (classé comme tel par rapport à d’autres tickets bien évidemment), il ne sera jamais traité… alors qu’il a peut être un impact… et devrait être traité.
La matrice Eisenhower se base sur 2 valeurs qui ne se battent pas dans la même catégorie
Je dirais que le plus simple est la notion d’urgence, je simplifierai en se basant sur le coût du delai : combien ça va me couter de ne pas faire les choses vite ?
Tu peux « facilement » prioriser ces actions par cette valeur et placer tes taches sur l’abscisse de ta matrice. Les plus coûteuses à droite , les moins coûteuses à gauche
(Je mets le mot « facilement » entre guillemets car l’exercice n’est pas si facile mais il permet d’être sur une base rationnelle )
La notion d’importance est plus floue et relève très souvent d’une approche plus personnelle et subjective
Mais rien ne t’empêche ensuite de plus ou moins relever chacun des items par rapport au niveau d’importance que tu leur donnes
Tu traces ta matrice d’Eisenhower au milieu de ce nuage de tickets en étant plutôt équitable sur la répartition et ton objectif sera de prioriser les tickets en haut à droite
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Je lisais un truc sur X (rip Twitter) ce matin qui me semble pertinent:
Une équipe qui a trop de priorités est une équipe qui n’a pas la main sur ses objectifs et qui produit pour ses parties prenantes plutôt que pour une vision.
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Je trouve cettz idée très pertinente , je n’y avais pas pensé.
Je te remercie
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Bonjour, j’arrive un peu tard dans la conversation mais je préconise à l’équipe une priorisation à étages :
Sur le M, le S et le C du MoSCoW
1- la valeur commerciale ( suite de Fibonacci )
2- la division entre la valeur commerciale ci-dessous et les points d’effort ( Fibonacci également donc je peux diviser) : en effet, on fait en priorité les récits qui représentent beaucoup de valeur pour les utilisateurs et qui ne coûte pas grand chose à réaliser.
4- s’il en reste encore ; la matrice d’Eisenhower
Avec Jira on a un champ MoSCoW, la valeur commerciale et les points d’effort : une page wiki interroge Jira pour afficher à tous l’état des priorités en cours (hé oui, ça change fréquemment).
Avant tout, une bonne vision est primordiale il faut garder à l’esprit les 5 niveaux de planification : Fichier:Agile-5-Levels-of-Planning fr.png — Wiki Agile ça peut aider à (ré)concilier toutes les parties prenantes !
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Quand tu parles de divisions entre la valeur commercial et les point d’effort .
La valeur commercial est le résultat donné par une suite de Fibonacci du coup ,on divise cette valeur par
La complexité donnée à une US reprensenté en point d’effort .
C’est bien cela don tu fait référence ?
Oui, c’est bien cela ; le but est de faire en premier les US qui rapportent beaucoup et qui coûtent pas grand chose.
La division de la valeur commerciale exprimée en points par l’effort exprimé en point permet d’avoir une valeur > 0 ce qui permet de trier le backlog de la plus forte valeur à la plus faible.
Bien sûr tout le backlog ne peut pas être trié car les US ne sont pas toutes évaluées avec ces 2 notions mais qu’importe, l’objectif est bien d’évaluer les US avant de les ranger dans les backlogs de sprint.
Dans Jira, j’ai fait créer un champ « Prio VCPE » qui calcule ce quotient (avec JMCF et en tenant compte des valeurs vides) ; Cela permet ainsi d’afficher le backlog trié par ce champ (dans confluence par exemple).
Cette manière de faire convient aux parties prenantes et à l’équipe car elle donne une illustration de la valeur d’une US tant fonctionnelle que de sa mise en oeuvre.
En cas de conflit de priorité par ce biais, je passe par le MoSCoW et/ou la matrice sur les US concernées (idem, j’ai un champ MoSCoW).
J’espère avoir répondu à ta question.
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Oui je te remercie , tu m’a apporté une bonne ligne directrice .
Bonjour,
Juste pour apporter mon grain de sel.
Je n’utilise la matrice d’Eisenhower que pour classifier et prioriser les projets.
Pour ce qui est de prioriser les fonctionnalités à développer, j’utilise plutôt un calcul de la business value basé d’une part sur le gain métier, ce que rapporte la fonctionnalité lorsqu’elle est utilisée, et d’autre part sur la fréquence d’utilisation de la fonctionnalité.
Business Value = Gain x Fréquence
Une sorte de scoring en gros qui je trouve fonctionne assez bien, à condition de bien demander au PO d’être le plus objectif possible, de ne pas mettre le gain et la fréquence au max pour toutes les fonctionnalités.
Ensuite, l’équipe de développement a la responsabilité d’évaluer la charge (en y passant le moins de temps possible) et les risques (impacts).
Le tout donne une bonne idée sur l’opportunité et la priorité relatives d’un ensemble de fonctionnalités / demandes.
Merci Maxime pour ce complément ; en effet, beaucoup de PO me demandaient comment évaluer la valeur commerciale et tu en donnes la parfaite définition simple, compréhensible et réaliste.
De même, j’ai rencontré beaucoup de membres qui avait du mal à imaginer les points d’effort : je leur disais que cela était une combinaison de 3 facteurs : la complexité, le temps pour faire et le risque selon le point de vue de chacun dans l’équipe.
Aucun rapport avec … les j/h !!! (n’avez vous pas eu des managers qui voulaient des points en j/h non ?)
MoSCoW est un excellent outil qui fait parti de plusieurs référentiels de gestion de projet agile comme AgilePM ou Prince2 Agile. A connaitre et à à avoir dans sa palettes d’outils.
Bonjour @JAROD ,
J’ai un petit doute si on parle d’Agilité, de Scrum, de Product Management, ou juste de pas savoir dire non à des postes à multi-facettes
Tu peux explorer les sources des disfonctionnements et du coup identifier les problèmes à résoudre pour réduire la complexité de ton environnement. Pourrais-tu partager en équipe tes problèmes de priorisation (retro) ?
Pour participer aux discussions, j’aime cette idée que les étapes pour avancer vers une vision partagée nous révèlent les vrais priorités.
La mesure de la valeur ne suffit pas car elle peut être contextualisé en fonction des attentes de l’organisation.
Par exemple, si l’image de marque doit progresser car elle a un impact sur le recrutement client, tu peux prioriser un élément qui permet d’augmenter le CA mais la priorité est peut être de maintenir le recrutement à des niveaux acceptables !
Et tu peux t’inspirer d’EBM ou des OKR, North Star pour comprendre l’approche.
Ces approches pourraient t’aider à mieux déléguer vers tes équipes ou mieux travailler à l’intérieur de ton équipe.
Bon courage.