Comment intégrer les feedbacks et les tickets clients dans le processus scrum?

Bonjour à tous et à toutes,

Pour commencer, je vais me présenter, présenter ma démarche, présenter la boite pour laquelle je travaille et le contexte.
Désolé donc par avance si mon sujet est long et si, dans un premier temps, il peut sembler hors sujet.

Je m’appelle Nicolas et je suis webdesigner depuis octobre 2019 pour une boite qui propose, entre autre, des portails informatiques (en Saas) à destination des bibliothèques/médiathèques.
Au sein de cette boite, je fais, entre autre, ce qu’on appelle des prestations graphiques pour des clients. Cette prestation graphique consiste à personnaliser le portail des clients (couleurs, polices, mise en forme …)
Je m’occupe également de maquetter et intégrer des pages d’accueil personnalisée qui vient remplacer la page d’accueil « classique » du portail des clients qui le souhaitent.
Enfin, régulièrement je gère des tickets (côté graphisme) et je suis sollicité (comme il y a 5 min) pour tester les dernières fonctionnalités/corrections de bugs.
Tout ça pour dire que pour travailler quotidiennement sur les portails, je suis un de ceux qui connait le mieux le produit.

Je vais essayer de faire court.

Depuis quelques semaines, je m’interroge sur mon rôle au sein de la boite notamment ce que je peux apporter pour faire évoluer le produit portail.

Je voudrais par exemple mettre en place le framework, une organisation Scrum au sein de l’équipe de devs portail (6-7 personnes) et devenir le Product Owner de cette organisation (du fait, entre autre, de ma connaissance du produit et de ma grande culture client).

Pour cela, je me forme à Scrum en suivant la formation en ligne sur la Gestion de projet agile avec Scrum de Jérôme Carfantan.

Dans cette formation, le formateur indique que les parties prenantes (un panel de clients par exemple) sont invitées, lors de la sprint review, à donner du feedback sur le produit afin de s’assurer que celui-ci avance dans la bonne direction. Il précise que cela permet ainsi d’ajuster le product backlog pour s’assurer qu’il reflète au mieux le vrai besoin des utilisateurs.
Ok, pas de soucis avec ça.

Il indique également qu’il n’y a pas de pause entre les sprints.
Bon… pourquoi pas ?

Par contre, ce que je ne comprends pas, c’est QUAND et COMMENT est-ce qu’on intègre les fameux feedbacks des parties prenantes dans le sprint/processus Scrum ?

Par ailleurs, du fait d’un certain nombre de facteurs (par ex que le produit a quelques années, qu’on ait près de 1500-2000 portails etc…) on a un service support qui génère et gère beaucoup de tickets quotidiennement.
Une partie de ces tickets sont transférés et gérés par les devs du portail.
Ma question est : si j’arrive à mettre en place le framework/une organisation Scrum au sein de l’équipe de devs portail, QUI va traiter ces tickets et QUAND ?
Est-ce qu’il faut une équipe de devs dédiée à la résolution de ces tickets (de ce que j’ai compris de la part de collègues devs, c’est pas top/motivant comme boulot de faire du bug à longueur de journée) ou est-ce à l’équipe de devs portail de s’y coller ? Si c’est à l’équipe de devs portail de s’y coller, comment et quand l’intégrer dans le processus Scrum ?

Est-ce qu’il y a une autre/meilleure méthode/organisation que scrum qui serait plus adaptée dans mon cas de figure ?

Merci par avance pour vos réponses et conseils

Bonne journée :wink:

Déjà, les feedbacks sont soit à prendre, soit à ne pas prendre. :grinning:

Le PO décide si ces feedbacks sont en accord avec sa vision du produit.

S’ils sont pris, ça peut être tout de suite et intégré au sprint backlog qui est le livrable du sprint planning. Qui logiquement est très peu de temps après la revue.
Sinon ça peut être placé dans le product backlog pour un futur affinage ou un prochain sprint.

En fait y a pas de règles. Faut trouver le fonctionnement optimal pour ton équipe.

Pour les tickets de bugs, moi en général j’ai identifié en amont du sprint planning des tickets importants à prendre dans le sprint. D’autres peuvent arriver en cours de sprint et donc il faut laisser une « marge » pour que l’arrivée de nouveaux bugs ne viennent pas foutre en l’air vos objectifs de sprints .

Je pense qu’il manque une information dans ta présentation.

Est-ce que les tickets sont arbitrables par toi ou déjà arbitrés par un tiers ? En clair, qui détermine le bien-fondé (la valeur métier) du ticket et par conséquence sa priorité ? As-tu le pouvoir de dire « non » ou « plus tard » sur un/des tickets ? As-tu le pouvoir de décider d’une évolution ?

Dans une orga Scrum, il me semble que c’est cette personne (qui détient l’arbitrage fonctionnel) qui peut se positionner en PO.

Si de ton coté, tu ne fais que recevoir un flux de tickets de bugs que tu dois résoudre, je te vois plus comme un Tech Lead au sein de l’équipe de Dev. Là, tu peux introduire une composante Kanban pour gérer le ticketting, la file d’attente, le delivery …

Bienvenue :slight_smile:
Merci pour le contexte !

Concernant le type d’activité, est-ce que cette équipe met en œuvre des spécifications où est-ce qu’elle cherche des solutions à des besoins/problème ?

Autre question primordiale : pour quoi, ou plutôt pour qu’elle(s) raison (s), en d’autres mots, quel problèmes cherches tu à résoudre en voulant mettre en place le cadre de travail Scrum (ou un autre) ?

Merci à tous et à toutes pour vos réponses.

@nicobiot « les feedbacks sont soit à prendre, soit à ne pas prendre. :grinning: Le PO décide si ces feedbacks sont en accord avec sa vision du produit. »
Je ne comprends pas, désolé. Pour moi, tous les feedbacks, toutes les critiques, sont à prendre en compte, qu’ils/elles soient bon(ne)s ou mauvais(es). J’entends par là que les parties prenantes soient d’accords (ou non) avec ce qui leur est présenté lors de la sprint review. Si une majorité de parties prenantes me/nous dit qu’il faut revoir notre copie, je/on va les écouter. Je veux (et je pense que c’est le cas de tous les PO (corrigez-moi si je me trompe)) que mes futures parties prenantes soient représentatives de mes clients.
Si les feedbacks de ces parties prenantes ne sont pas en accord avec la vision du produit du product owner, c’est que, selon moi, il y a un problème. Dans ce cas-là :
Soit les parties prenantes ne sont pas représentatives de mes clients et il faut que le PO en constitue de nouvelles, plus représentatives
Soit la vision du PO n’est pas en phase avec celle des parties prenantes et il faut que le PO sonde d’avantage et mieux les parties prenantes pour qu’il comprenne qu’elle est la vision (majoritaire) de celles-ci.

@Norbert « Est-ce que les tickets sont arbitrables par toi ou déjà arbitrés par un tiers ? En clair, qui détermine le bien-fondé (la valeur métier) du ticket et par conséquence sa priorité ? As-tu le pouvoir de dire « non » ou « plus tard » sur un/des tickets ? As-tu le pouvoir de décider d’une évolution ? »
(Pour le moment) C’est le service support qui recueille les tickets et les attribue à un(e)tel(lle) ou un(e)tel(lle) qui appartient à tel ou tel service. Ensuite, c’est à la personne à qui a été attribué le ticket qui détermine sa priorité et ça, de façon totalement arbitraire (en tout cas pour ma part). (Pour le moment encore une fois) Je n’ai pas le pouvoir de dire « non », « plus tard » ou de décider d’une évolution. Je dis « pour le moment » car quand je vais proposer à ma direction une organisation scrum dans le service développement portail, je compte bien demander à avoir ces pouvoirs (au sein du service) en tant que PO.
Je suis d’accord avec toi, le PO doit avoir ces pouvoirs pour pouvoir (justement) travailler, avancer, faire évoluer le produit.

Sophie Bukowski « Concernant le type d’activité, est-ce que cette équipe met en œuvre des spécifications ou est-ce qu’elle cherche des solutions à des besoins/problème ? » Pour le moment l’équipe dev portail corrige des bugs. Il y a une personne (à qui je veux proposer d’être scrum master) qui dirige cette équipe, mais qui ne donne pas vraiment d’ordres et encore moins de spécifications. Pour cela, il faudrait qu’il ait un lien direct avec nos clients pour savoir/connaitre leurs besoins et pour ça, il n’a ni le temps, ni une réelle volonté de le faire.

En tout cas, de ce que je (commence à) comprend(re), il faudrait :

  • Que j’établisse le product backlog
  • Que je liste les tickets en cours
  • Que je catégorise chaque ticket, c’est à dire que pour chaque ticket, j’indique à quelle(s) fonctionnalité(s), quel élément du product backlog ça fait référence.
    Autrement dit, il faut que tel sprint, telle itération vienne corriger/répondre à tel (de préférence au pluriel) ticket(s).

Par contre, pour moi, feedback = critique (qu’ils/elles soient bon(ne)s ou mauvais(es)) et je ne sais pas/je ne comprends pas (encore) bien quand et comment les intégrer au processus scrum.
Pour moi, encore une fois, si un/les feedback(s) est/sont mauvais, c’est soit que le product owner n’a pas (eu) la bonne vision du produit, soit que l’équipe scrum (notamment le PO) a mal élaboré le plan d’itération (pourquoi, quoi, comment) lors du sprint planning.
A ce moment-là, je pense qu’il faut ou que le PO revoit sa vision du produit et/ou qu’on reprenne la/les fonctionnalité(s) lors d’un prochain sprint non sans avoir 1) pris en compte les feedbacks et 2) mieux élaboré le plan d’itération lors du sprint planning suivant.
Qu’en pensez-vous ?
Que faites-vous avec les feedbacks ?

Encore merci pour vos réponses.

Bonne journée :wink:

Personne ne dirige une équipe Scrum. Et encore moins le Scrum Master car c’est le seul qui n’a pas de responsabilité opérationnelle. Une équipe Scrum est auto-organisée, il n’y a pas de composante hiérarchique. Le SM est garant du respect de la méthode, de la bonne organisation des rituels, du respect des rôles de chacun …

Par rapport au feedback des parties prenantes (utilisateurs) il y a aussi le risque « trop de feedback tue le feedback ». En clair, il y souvent autant d’avis que d’utilisateurs. Et surtout il faut faire la part des choses entre la somme des intérêts particuliers et l’intérêt général. Bref, il faut un peu trier, en gardant en fil directeur la « valeur » pour l’entreprise.

Maintenant tant que le fonctionnement de cette entité sera de traiter un flux de tickets, qu’ils soient correctifs ou évolutifs, ça ne sera pas du Scrum ou de l’Agile mais du best-effort …

Les écouter oui, les prendre en compte systématiquement pas sûr. Pourquoi suivrais-je l’avis de parties prenantes sur le produit si les feedbacks ne sont pas en accord avec ma vision produit ?
Tout l’intérêt est de travailler en amont la vision, mais de ne pas être une girouette au gré des retours.

Donc les feedbacks on les prend quand on sait que ce que l’on nous propose améliore notre produit par rapport à la vision que l’on en a. Mais il ne faut pas les prendre si ça n’a pas de rapport ou que ça n’est pas pas dans nos priorités.

Après ça veut pas dire que l’on ne s’est pas complètement planté, ça peut arriver, mais ça serait dommage que ça soit les parties prenantes qui fassent repenser complètement un produit.

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Salut à tous ! On a sorti une vidéo pour essayer de répondre, au moins en partie, à ce sujet ! Comment intégrer le feedback de la Sprint Review Meeting ? - YouTube

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Ca c’est du service ;).

@spip93 tu viens jeudi dans le live ?

@Moosh Pourquoi pas ? Si j’oublie pas et surtout si je suis dispo :stuck_out_tongue_closed_eyes: parce que jeudi matin j’ai un RDV téléphonique avec une cliente tatillonne qui peut s’éterniser. C’est à quelle heure rappelle-moi STP ?

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Bonjour @jplambert et Constantin (et toute l’équipe Scrum life bien sûr),
Merci beaucoup pour votre réponse en vidéo :pray::pray::wink:. C’est beaucoup plus clair :wink:
Bonne journée et bonne continuation :wink:

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Le Live commence à 13h et finit à 14h !

Viens quand tu peux :+1:

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